회사에서 직원 모니터링 하는 방법 – 직원 PC 모니터링 프로그램

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재택 근무가 확대되면서 많은 회사에서 직원 PC 모니터링의 필요성을 실감하고 있다. 그렇다고 해서 직원 PC 모니터링을 이전에 하지 않았던 것은 아니다. 많은 회사에서 보안상의 이유로 직원 모니터링 프로그램을 운영한다.

직원 PC 모니터링의 목적은 지침을 준수하여 회사 네트워크, 기기, 데이터를 사용하는지 확인하는 것이었으나, 최근에는 운영 방식 개선, 생산성 향상, 기업 문화 발전까지 확대되었다.

이번 가이드에서는 직원 PC 모니터링 프로그램이 어떻게 작동하며 어떤 데이터를 추적하는지, 회사에서 어떻게 사용할 수 있는지 소개한다.

직원 모니터링이란?

직원 모니터링이란 한 마디로 말해 직원들의 근무 상황을 모니터링하는 것이다.

모니터링 내용에는 워크플로우, 근무 시간, 휴게 시간, 근무 장소, 컴퓨터 사용, 이메일을 통한 업무 중 대화가 포함된다.

최근 더욱 화제가 되고 있긴 하지만, 직원 모니터링은 이전부터 다양한 형태로 실행되었다.

첫 유래는 임금을 계산을 위한 출퇴근 시간 기록이었다.

이후 기술이 발달하자 보안 카메라, 직원 카드, 디지털 근태 시스템 등 회사 보안 유지와 직원 근태 확인을 위한 다양한 모니터링 방식이 도입되었다.

컴퓨터나 스마트폰 등 직원이 사용하는 기기에 설치하는 직원 모니터링 프로그램인 보스웨어(bossware) 사용도 늘어나는 추세다.

보스웨어는 직원의 디지털 활동을 추적한다. 앱 사용, 웹사이트 방문, 키 입력, 대화 등 디지털 기기에서 이루어지는 활동을 추적한다.

각 모니터링 프로그램마다 목적이 다르기 때문에 기능도 다르다. 공통적인 사용 목적인 회사 기밀 유출 방지, 정책 준수 여부 확인, 불법적인 리소스 사용 여부 확인이다.

코로나 이후 회사용 노트북이 모니터링될 수 있는지 인터넷에 묻는 사람들이 많아졌다.

보스웨어를 사용하면 원격으로도 직원 근태, 워크 플로우, 정책 준수 여부를 확인할 수 있기 때문에 원격 및 하이브리드 근무를 채택하는 회사에서 필수적인 솔루션으로 자리 잡았다. 

코로나 시기에 사용량이 급상승하긴 했지만, 그전부터 많은 회사에서 보스웨어를 사용했다.

우려를 표하는 목소리도 있으나 보스웨어 등 직원 모니터링 프로그램 사용은 계속해서 증가할 것으로 보인다.

직원 모니터링 프로그램의 장단점

직원 PC 모니터링 프로그램에 대해 정확히 알려면 장단점을 모두 파악해야 한다. 아래에서 직원 모니터링 프로그램의 장단점을 확인해 보자.

보스웨어 작동 방식은?

보스웨어는 자녀 스마트폰 관리 앱 등 다른 모니터링 앱과 작동 방식이 유사하다.

모니터링 대상 기기에 직원 PC 모니터링 프로그램 등 보스웨어가 설치되어 있어야 프로그램 대시보드에서 직원들의 활동을 모니터링할 수 있다.

직원 모니터링 프로그램에서는 직원의 활동을 기록하여 빠르게 대시보드에 표시한다. 대시보드에 표시된 데이터를 통해 직원들의 생산성, 테스크 처리에 사용한 시간, 휴게 시간, 인터넷 사용 등을 파악할 수 있다.

직원 모니터링 프로그램마다 설치 방식, 투명성, 수집하는 정보, 알림 및 원격 조정 기능 등이 다르다.

아래에서 직원 모니터링 프로그램의 기능을 자세히 설명한다.

물리적 혹은 클라우드 기반 설치

직원 모니터링 프로그램은 모니터링 대상에 물리적으로 접근하거나 클라우드를 통해 설치할 수 있다. 직원 PC 모니터링을 모니터링할 때는 물론, 스마트폰 모니터링 시에도 두 방법을 모두 이용할 수 있다.

모니터링할 기기에 물리적으로 프로그램을 설치하려면 USB 등 외부 기기나 다운로드 링크를 통해 프로그램 설치 파일을 배포해야 한다. 이때 설치 파일이나 모니터링 프로그램은 수동으로 설치한다.

물리적 설치는 시간이 다소 소요된다. 특히 여러 직원의 기기에 프로그램을 설치해야 하거나 업데이트 해야 하는 경우 시간이 더욱 많이 든다. 하지만 클라우드를 통해 직원 모니터링 프로그램을 설치하면 물리적 접근 없이 원격으로 설치가 가능하기 때문에 설치 및 소프트웨어 시간이 줄어든다.

원격 설치는 자동으로 진행되며 기기 사용자가 모르게 진행되기도 한다. 보스웨어가 설치되는 기기는 회사에서 지급한 기기이기 때문에 핸드폰을 탈옥하거나 컴퓨터 안티바이러스 설정을 변경할 필요도 없다.

보스웨어, 직원들 몰래 사용할 수 있나?

Insightful 등 일부 보스웨어는 직원들이 모르게 사용할 수도 있다. 비저블(visible) 모니터링 모드에서는 직원들이 모니터링 사실을 알 수 있지만 인비저믈(invisible) 모니터링 모드에서는 직원들이 그 사실을 알 수 없다. 만약 회사에서 인비저블 모드로 나의 활동을 모니터링하는지 알고 싶다면 유튜브 링크를 참고해 보자.

당연히 회사에서는 인비저블 모드를 사용한다는 것을 알리지 않을 것이다. 이 모드를 사용하는 목적 자체가 직원이 모니터링 사실을 모르게 하려는 것이기 때문이다. 따라서 사생활 침해의 우려가 있다.

비저블 모드에서는 직원이 추적 상황을 확인할 수 있다. 단, 데이터는 요청 시 확인 가능하다. 또한 추적된 데이터와 리포트를 항상 확인할 수 있으며, 수집된 정보 중 일부를 삭제하는 것도 가능하다. 그 뿐만 아니라 휴식 중에는 추적 모드를 끌 수 있으며 출퇴근 시간을 직접 입력할 수 있다. 따라서 어느 정도의 투명성과 결정권이 보장되는 것이다.

그렇기 때문에 비저블 모드를 제공하는 직원 모니터링 프로그램은 인비저블 모드만 제공하는 프로그램보다 우려가 적다.

그럼에도 정보가 추적된다는 사실 자체에 불편함을 느끼는 직원도 분명히 있을 것이다.

보스웨어의 기능은?

보스웨어는 어떠한 유형의 데이터라도 수집한다. 아래 표에서 자세한 내용을 확인해 보자.

모든 보스웨어가 표에 기술된 기능을 모두 제공하지는 않는다. 대부분은 특정한 필요에 부합하는 기능만을 제공한다. 그러나 일반적으로 스크린샷 캡쳐, 근태, 생산성, 앱 사용, 웹사이트 방문 추적 기능은 제공한다.

직원 모니터링은 효과적일까?

직원을 모니터링하고 싶다면 직원 모니터링 프로그램을 사용하는 것이 매우 효과적이다. 직원 모니터링 프로그램의 인기는 날로 높아지는 추세이며, 점점 더 많은 회사에서 프로그램을 채택하고 있다.

2021년 익스프레스 VPN 설문 조사에 따르면, 설문에 참여한 회사 중 73%가 보스웨어 기록에 기반하여 성과를 측정한다.

직원 모니터링 프로그램의 화면 녹화 및 활동 추적 기능, 상세한 리포트를 활용하면 생산성을 높일 수 있을 뿐만 아니라 정보에 기반한 결정을 내리는 데에 도움이 된다.

한편, 기대와는 반대로 보스웨어 때문에 오히려 생산성이 감소하기도 한다.

2021년 Thiel et al. 연구에 따르면, 보스웨어 사용 시 직원의 주체성이 줄어들어 책임감이 옅어지기도 한다. 이는 동기 부여 부족, 직업 불만족, 생산성 감소, 일탈 행위로 이어질 수 있다.

모니터링에 불만이 있는 직원은 승인 없이 휴식을 취하고 지시를 무시하며, 업무 속도를 늦추기 위해 의도적으로 일을 느리게 처리한다. 직원 모니터링은 스트레스와 불안 지수를 높일 수 있으며, 회사에 대한 신뢰도를 하락시킬 수 있다.

이러한 위험을 방지하기 위해서는 투명성을 보장해야 하며 효과적으로 직원과 소통해야 한다.

직원 모티터링 규정과 데이터 수집 범위를 공유하면 직원들의 신뢰와 주체성을 유지할 수 있다.

직원 모니터링은 합법일까?

직원 모니터링은 합법이긴 하나 해당 지역의 개인 정보 보호 법에 따라 조건과 제한이 있을 수 있다.

미국 정보 통신 개인 정보 보호 법(Electronic Communications Privacy Act)에서는 적법한 업무 목적 하에서만 직원의 대화를 모니터링 할 수 있다고 규정한다. 직원의 대화에는 핸드폰 대화, 이메일 등의 디지털 데이터가 해당된다.

또한, 통신 데이터의 저장에 관한 법(Stored Communications Act)에서는 회사에서는 회사 기기나 클라우드에 저장된 모든 정보에 접근할 수 있다고 규정되어 있다.

그러나 소셜 미디어나 메신저 등 직원의 개인 정보를 모니터링하고 싶다면 직원의 서면 동의가 필요하다.

연방법 외에도 주(州)의 법이 적용된다. 뉴욕과 코네티컷에서는 회사에서 직원 모니터링 프로그램을 사용하려면 직원에서 명시적으로 이에 대해 알리고 서면 동의를 받아야 한다.

캘리포니아, 사우스 캐롤라이나, 플로리다 등 다른 주에서도 피고용인의 데이터를 보호하기 위한 법이 제정되어 있다.

여기에는 피고용인의 알 권리와 데이터의 삭제 및 수정에 관한 권리는 물론 민감한 개인 정보에 대한 접근을 제한할 권리도 명시되어 있다.

해외 직원을 고용하는 경우 국제법을 따라야 한다.

EU, 영국, 노르웨이, 아이슬란드에서는 GDPR 법률을 따랐을 경우에만 직원 모니터링이 합법이다.

GDRP에서는 피고용인에게 데이터 수집, 민감한 개인 정보에 대한 접근 제한 권리를 고지해야 한다고 정한다.

미국과 유럽에서는 회사에서 피고용인의 데이터를 보호해야할 법적 의무가 있다고 정한다. 데이터가 유출되면 직원들이 회사를 고소할 수 있으며, 회사에서는 이에 대한 보상을 해야할 수도 있다.

직원 모니터링 프로그램을 올바르게 사용하는 방법

직원 모니터링 프로그램을 사용하면 회사의 보안을 유지할 수 있고 직원이 규정을 준수하는지 확인할 수 있을 뿐만 아니라 데이터를 보호할 수 있다는 장점이 있다. 하지만 잘못된 경우 심각한 윤리적 문제나 법적 문제를 야기할 수 있다.

이를 방지하기 위해서는 회사의 목적, 직원의 개인 정보, 규범 준수 사이의 균형을 잘 맞춘 명확한 전략을 세우는 것이 중요하다.

아래에 직원 모니터링 프로그램을 사용할 때 고려해야 할 사항을 정리했다.

모니터링 전략을 명확하게 수립하면 직원 모니터링 프로그램을 고를 때도 도움이 된다.

2024년 추천 직원 PC 모니터링 프로그램

시중에 출시된 직원 모니터링 프로그램이 너무 많기 때문에 회사의 목적에 부합하는 프로그램을 일일이 찾기란 쉽지 않다.

이잡듯 뒤져 프로그램의 특징, 가격, 기능을 찾고 비교해야만 적합한 프로그램을 찾을 수 있다. TechReport에서는 독자들의 시간을 아끼기 위해 2024년 추천 직원 PC 모니터링 프로그램을 정리했다.

아래 표에서 이번 가이드에서 추천하는 직원 PC 모니터링 프로그램을 확인해 보자.

회계 통합, 데이터 보안, 생산성 리포트가 필요하다면 위의 직원 PC 모니터링 추천 목록이 도움이 될 것이다.

2024년 추천 직원 모니터링 프로그램

회사에서 컴퓨터 뿐만 아니라 핸드폰을 지급하는 경우도 있다. 모든 직원 모니터링 프로그램에서 모바일 기기를 지원하지는 않는다. 그래서 이번 섹션에서는 모바일에서 사용할 수 있는 직원 모니터링 프로그램을 추천한다.

mSpy(엠스파이) 등 휴대폰 스파이 앱은 원래 회사가 아닌 개인을 타겟으로 제작되었기 때문에 소형 기업에게 적합하다. 핸드폰 스파이 앱의 주요 사용 사례는 자녀 보호지만, 대부분의 앱이 기업에서도 충분히 활용하기 좋은 다양한 기능을 제공한다.

아래 표에서 직원 모니터링 프로그램 추천 목록을 확인해 보자.

일반적으로 휴대폰 스파이앱이 더 침투력이 강하기 때문에 사적인 대화나 소셜 미디어 콘텐츠에 접근하거나 키보드 입력을 캡쳐할 때 사용된다.

직원 모니터링에 스파이앱을 사용하는 경우, 직원들은 회사에서 지급한 핸드폰을 절대 개인 용도로 사용해서는 안 된다.

직원 모니터링 프로그램을 사용해야 할까?

직원 모니터링 프로그램을 사용하면 데이터 보호, 생산성 향상, 팀 관리에 큰 도움이 된다.

직원 모니터링 프로그램을 최대한 잘 활용하려면 단점과 해결 방안도 함께 알고 있어야 한다. 투명성을 보장하고 직원 친화적인 모니터링 규정을 설정하면 개인 정보 관련 문제나 직원들의 불안을 줄일 수 있다.

또한, 생산성 리포트로 모든 것을 알 수 없다는 사실을 명심해야 한다. 직원 모니터링 프로그램은 컴퓨터 활동만 모니터링하므로 의사 결정 과정이나 문제 해결 과정에 대한 정보는 수집할 수 없다. 공정하게 직원을 평가하려면 프로그램의 생산성 리포트에만 의존해서는 안 된다.

이번 가이드에서는 직원 PC 모니터링 프로그램과 모바일 모니터링을 위한 프로그램을 소개했다. 물론 시중에는 이보다 훨씬 많은 모니터링 프로그램이 출시되어 있다. 위에서 소개한 모니터링 프로그램 외에도 용도와 기능이 다양한 프로그램을 찾고 있다면 아래 버튼을 눌러 TechReport의 추천 목록을 확인해 보자.

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Jiyoung Kim 암호화폐 콘텐츠 라이터

Jiyoung Kim 암호화폐 콘텐츠 라이터

본 작가는 기술과 암호화폐 관련 지식을 바탕으로 독자들에게 IT 및 코인 업계의 유용하고 정확한 정보를 전합니다. 경제학 전공 후 금융 회사 및 암호화폐 거래소 P2B에서 근무했으며 암호화폐 붐 이후 암호화폐의 매력에 빠져 관련 글을 써오고 있습니다. 

이제 수 년간 쌓은 지식으로 잘 벼려진 기사를 작성하여 TechReport 독자들에게 다양한 기술 및 암호화폐 관련 정보를 전하고자 합니다. 또한 더 다양한 분야에 대한 정확한 정보를 전달하기 위해 지속적으로 공부하는 습관을 지니고 있습니다. 작가가 전할 유용한 정보를 함께 탐색해 봅시다.

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